陜西省政府采購檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強政府采購檔案管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》及《陜西省檔案條例》等有關規(guī)定，結合我省工作實際，制定本辦法。

第二條 政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種紙質文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等不同形式的歷史記錄，是反映政府采購當事人依法管理和實施政府采購活動的重要憑證。

第三條 本辦法適用于陜西省各級政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機構（含集中采購機構）對政府采購檔案的歸集、管理、利用和銷毀等活動。

第四條 政府采購檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。各級財政部門負責政府采購檔案工作的管理和監(jiān)督，各級檔案主管部門負責對政府采購檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

第五條 政府采購檔案實行“誰采購、誰負責”，采購人承擔本單位政府采購活動檔案歸集、管理、利用和銷毀的主體責任。政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構要加強政府采購檔案管理，維護檔案的完整、準確和安全，便于社會各方面利用。

第二章 政府采購檔案的歸集

第六條 政府采購檔案歸集應當符合以下要求：

（一）政府采購檔案必須規(guī)范完整、內容齊全；

（二）檔案材料中的簽名、印鑒必須真實有效；

（三）政府采購檔案資料除特殊情況外均要求為原件。

第七條 政府采購檔案歸集應當包括以下內容：

（一）采購預算、采購需求、采購意向、采購計劃、采購方式變更審批、采購進口產(chǎn)品核準、委托代理協(xié)議等前期文件資料；

（二）采購文件及其澄清或修改、采購公告、資格預審、答疑、供應商報名記錄等文件資料；

（三）投標或響應文件及其補充、修改或撤回，供應商資格審查，開標（談判、詢價）記錄和錄音錄像等開標文件資料；

（四）專家抽取、采購人代表授權、評審過程及評審報告等評審文件資料；

（五）中標或成交文件資料、中標或成交通知書、中標或成交公告等中標、成交文件資料；

（六）采購合同及其補充、修改、中止或終止、履約驗收、資金支付等文件資料；

（七）質疑及答復、投訴處理等文件資料；

（八）其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件資料。

第八條 政府采購檔案應當在政府采購合同簽訂后3個月內或竣工驗收后1個月內完成歸集，因故不能按期歸集的，相關責任人應作出書面說明，并及時歸集檔案。跨多個年度實施的政府采購項目檔案應按最后一次實施年度歸集相關文件資料。

第九條 通過政府采購電子賣場、零星采購、緊急采購等方式開展的政府采購活動的檔案，可以不按照第七條規(guī)定的內容，由采購人根據(jù)單位內控制度自行歸集。

第十條 政府采購檔案按照年度采購項目歸檔組卷。案卷應當編制案卷封面、卷內目錄，放置卷內備考表，形成年度檔案案卷目錄，以卷為單位整理的，目錄應采用《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）。

第十一條 卷內文件應當結論性材料在前、說明性材料在后，按照政府采購工作流程排列，包括前期文件資料、采購文件資料、開標（談判、詢價等）文件資料、評審文件資料、中標或成交資料、合同及履約驗收文件資料、其他文件資料等。

第十二條 卷內檔案應當有卷內文件目錄，并符合以下要求：

（一）按照文件排列順序逐件填寫；

（二）根據(jù)文件題名填寫“案卷題名”，無題名的文件或材料，應根據(jù)具體內容自行擬定題名；

（三）以一套完整的材料（包括附件）總頁數(shù)填寫“頁數(shù)”；

（四）圖紙、設計效果圖等應當折疊成A4幅面，不能折疊的圖紙應當平放或卷放；

（五）光盤、硬磁盤等不同載體的檔案，應當單獨編號，分別組卷整理，并在卷內目錄備注欄注明與其對應的紙質文件的互見號（檔號）。

第十三條 政府采購檔案可以以紙質方式進行歸集，也可以用電子檔案方式歸集保存，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。鼓勵采購人、采購代理機構利用信息化手段歸集保存政府采購電子檔案，電子檔案應當符合相關法律法規(guī)的要求。

第十四條 采購人與采購代理機構約定由采購代理機構負責政府采購檔案歸集的，采購人應當督促采購代理機構在規(guī)定時限內歸集所有政府采購檔案。采購人政府采購項目實施電子化交易的，應當以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集。

第三章 政府采購檔案的管理

第十五條 采購人、采購代理機構對政府采購檔案應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，不得將政府采購檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十六條 政府采購檔案保存期限為從采購結束之日起至少15年。采購結束之日以履約驗收合格之日起算，因其他原因導致未能按期履約驗收的，以簽訂政府采購合同之日起算。

第十七條 采購人和采購代理機構可以在委托代理協(xié)議中約定由采購代理機構負責歸集和暫時保管相關政府采購檔案，但須明確歸集和保管的范圍、期限及責任等事項。其中，保管期限最長不得超過該項目采購結束之日起1年，到期前1個月，采購代理機構應當主動將政府采購檔案全部移交采購人。

第十八條 采購人、采購代理機構應當依法做好政府采購檔案的管理工作，將政府采購檔案管理作為本單位檔案管理制度的重要內容之一，納入政府采購內控管理，并指定專人負責，保證檔案資料的真實性、完整性和有效性。政府采購檔案管理人員發(fā)生變更時，應按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。

第十九條 鼓勵采購人、采購代理機構設立單獨的政府采購檔案貯存場所，貯存場所要保持清潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

第二十條 采購人、采購代理機構應當定期對政府采購檔案進行清點核對，對破損或變質的檔案應當及時修補、復制或作其他技術處理。

第二十一條 采購人因故合并的，應按檔案管理有關規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購人；采購人因撤銷或其他原因而終止的，應及時將政府采購檔案整理移交負有相關職責的采購人或上級部門。

第二十二條 采購代理機構因故合并的，應按檔案管理有關規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購代理機構；分立的，應自行協(xié)商由分立的一家采購代理機構負責政府采購檔案管理；因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，應及時整理移交采購人。

第二十三條 移交政府采購檔案應當編制檔案移交清冊，列明應當移交的政府采購檔案名稱、冊數(shù)、采購人名稱、保管起止時限等，檔案移交清冊應按移交的政府采購檔案的最長保存期限保存。政府采購電子檔案的移交與接收還應當符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

第四章 政府采購檔案的利用和銷毀

第二十四條 政府采購檔案的利用，是指對政府采購檔案的閱覽、復制和摘錄。

第二十五條 采購人、采購代理機構應當嚴格按照相關制度利用政府采購檔案，在進行政府采購檔案查閱、復制、借出時履行相關手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。政府采購檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

第二十六條 檔案利用者應對閱覽、復制、摘錄或外借的政府采購檔案的安全性和完整性負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封或抽換等。

第二十七條 保管期滿的政府采購檔案，應按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見應報單位負責人審核批準，同時報同級財政部門和檔案主管部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時，應指定兩人負責監(jiān)銷，核對清點銷毀的檔案，防止檔案遺失和泄密，銷毀后監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名；

（四）銷毀清冊（含銷毀清單及銷毀意見）保管期限為永久。

第五章 法律責任

第二十八條 采購人和采購代理機構應當主動接受財政部門或檔案主管部門對其政府采購檔案的檢查。

第二十九條 采購人、采購代理機構在有關部門實施監(jiān)督檢查過程中，拒絕提供政府采購檔案的，屬于拒絕有關部門依法實施監(jiān)督檢查，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條等規(guī)定，由同級政府采購監(jiān)督管理部門責令限期改正，給予警告，可以并處罰款，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，由其行政主管部門或者有關機關給予處分，并予通報。

第三十條 采購人、采購代理機構違反規(guī)定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條等規(guī)定，由同級政府采購監(jiān)督管理部門處以2萬元以上10萬元以下的罰款，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第三十一條 采購人、采購代理機構不按規(guī)定立卷歸檔、檔案管理混亂、將政府采購檔案據(jù)為己有拒絕歸檔或移交、涂改毀損檔案、明知所保存的政府采購檔案面臨危險而不采取措施造成檔案損失、檔案工作人員或者對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守造成檔案損失的，依照《中華人民共和國檔案法》《陜西省檔案條例》第三十五條等規(guī)定，由縣級以上檔案主管部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，由主管部門或者有關單位對有關責任人給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第六章 附則

第三十二條 鼓勵采購人、采購代理機構積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。

第三十三條 對外援助項目、國家相關資格或者資質管理制度另有規(guī)定的項目以及軍事采購、涉及國家安全和秘密的采購、因嚴重自然災害和其他不可抗力實施的緊急采購，不適用本辦法。

第三十四條 對在政府采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機構等相關知情人應當保密。

第三十五條 本辦法自2022年11月1日起施行，有效期至2027年10月31日。《陜西省財政廳 陜西省檔案局關于印發(fā)＜政府采購檔案管理辦法＞的通知》（陜財辦采管〔2008〕9號）同時廢止。